Últimamente estoy embarcado en muchas tareas. Por un lado, continúo implicado con la actualización semanal de mi blog (gracias por tu lectura atenta) y con la publicación diaria de contenidos para la reflexión en mis perfiles en redes sociales (recuerda que puedes seguirme en Facebook, Twitter e Instagram). ¡Incluso estoy desarrollando nuevos contenidos para este espacio web! A la vez, sigo atendiendo puntualmente las sesiones con mis clientes y he comenzado a recopilar información de cara a la preparación de próximos talleres. Por otro lado, estoy embarcado en la redacción de trabajos y memorias finales de las últimas formaciones que he cursado. Y, por si fuera poco, me he sumado a un grupo de trabajo, con gente de distintas edades y perfiles, en el que desarrollar mi compromiso social. A veces, todas estas actividades parecen concentrarse en un momento dado, tengo prisa por acabarlo todo… y me siento desbordado.
Seguro que, en algún momento, tú también has tenido esta sensación, ya sea con actividades que tú mismo has escogido o con obligaciones o responsabilidades que te imponen desde fuera. En estos casos, nos sentimos presionados, bien por las expectativas que han depositado en nosotros o bien por nuestra propia autoexigencia. Por ello, es conveniente aprender a organizar el trabajo y a priorizar tareas. ¿Cómo hacerlo? Primero, elaborando una lista de las tareas que tenemos asignadas o que de forma voluntaria nos hemos propuesto. Después, sometiendo esas tareas al escrutinio de la Matriz de Covey (también llamada Matriz de Eisenhower), una herramienta popularizada por Stephen Covey tras incluirla en su libro Los siete hábitos de las personas altamente efectivas.
Esta matriz se confecciona dibujando cuatro cuadrantes en los que distribuiremos las tareas en función de su urgencia (tareas urgentes y tareas no urgentes, eje horizontal) y de su importancia (tareas importantes y tareas no importantes, eje vertical). Las tareas urgentes son aquellas que requieren una atención inmediata. En palabras de Covey, son tareas que nos presionan, reclaman acción. Por su parte, la importancia está relacionada con los resultados. La distribución de tareas en la matriz nos ayudará a determinar qué tareas tenemos que hacer inmediatamente, qué tareas debemos planificar, qué tareas conviene delegar y qué tareas ignorar completamente.
En el primer cuadrante (arriba, a la izquierda) se recogen las tareas importantes e urgentes. Aquí se incluyen todas las actividades que consideramos de gran relevancia y que no pueden ser pospuestas por más tiempo (atender crisis, gestionar problemas apremiantes, concluir proyectos en fase de vencimiento). Debe tenerse en cuenta que la concentración de tareas en este cuadrante puede causarnos problemas de estrés, cansancio o fatiga. En el segundo cuadrante (arriba, a la derecha) se incluyen las tareas importantes pero no urgentes, es decir, aquellas acciones relevantes que, sin embargo, no requieren una respuesta inmediata, sino que deberán resolverse a medio o largo plazo. Son tareas que, por tanto, podremos planificar de acuerdo a los objetivos que nos hayamos fijado. Según Covey, este cuadrante es el corazón de la administración personal efectiva.
En el tercer cuadrante (abajo, a la izquierda) se sitúan las tareas no importantes pero urgentes. Se ubican aquí las tareas superfluas que se realizan por hábito o por azar (interrupciones, llamadas imprevistas, etc.) y que no aportan ningún valor a nuestros objetivos. Covey afirma que, en general, la urgencia de esas cuestiones se basa a menudo en las prioridades y expectativas de los otros. Finalmente, en el cuarto cuadrante (abajo, a la derecha) se colocan las tareas no importantes y no urgentes. Se trata de actividades que realizamos por inercia pese a no ser necesarias o apremiantes (por ejemplo, ceder ante distracciones o trivialidades).
¿Dónde has situado cada una de las tareas que tienes encomendadas o que te has propuesto en tu día a día? ¿Hay tal vez una concentración de tareas en el primer o en el tercer cuadrante? ¿Hay tareas que podrías delegar o, directamente, eliminar de tu lista de ocupaciones? ¿Qué puedes hacer para reforzar el segundo cuadrante de la matriz? Planificar tareas importantes pero no urgentes es la base de una gestión eficaz del tiempo. Te corresponde a ti elegir entre una gestión proactiva, enfocada en soluciones, en la que puedas mantener el control sobre tus tareas, y una gestión reactiva en la que acabas convertido en títere de multitud de problemas emergentes.
