El mercado nos ofrece actualmente una gran variedad de soluciones, desde agendas y cuadernos hasta aplicaciones sincronizadas en ordenadores y dispositivos móviles, para que podamos organizar nuestras tareas. Y todas ellas, en mayor o menor medida, incluyen apartados –e incluso sofisticados sistemas– para enumerar, en forma de lista, las tareas que tenemos pendientes o las acciones que nos gustaría poner en marcha en un plazo determinado.
Las listas de tareas, efectivamente, pueden ser grandes aliadas para gestionar nuestro tiempo, ya que nos ayudan a ordenar, organizar y estructurar nuestra respuesta a las demandas del día a día, en todos sus frentes. Además, las listas también nos permiten abrir espacio para las inquietudes personales (ocio, autocuidado o desarrollo personal) que queremos incorporar a nuestra vida cotidiana.
El problema es que, muchas veces, olvidamos que las listas son solo un instrumento, y no un fin en sí mismo. Dedicamos un gran esfuerzo a buscar el mejor sistema de organización (con colores, con subdivisiones, con flechas…), pero los resultados no acaban de llegar, y las tareas se quedan sin hacer. Hay cierta obsesión por tenerlo todo previsto y anotado… y una gran frustración cuando, al comprobar la lista al término del día o un tiempo después, vemos que aún quedan muchas cosas por tachar.
Para que esto no ocurra, conviene tener en cuenta una serie de consejos o tips para hacer una buena lista. En concreto, para elaborar una lista con acciones a realizar en el día:
- Dedica un momento fijo al comenzar el día, o al final del día anterior, para hacer tu lista de tareas de la jornada.
- Enumera el menor número posible de elementos. Muchas listas no funcionan como sistema eficaz de organización porque son demasiado extensas. Aunque la agenda o aplicación que uses tenga espacio para anotar hasta 25 acciones, limítate a poner las imprescindibles para ti. Si son diez, escribe diez. Si son tres, escribe tres. Recuerda que no todos tenemos las mismas necesidades u ocupaciones.
- Incluye solo tareas que no sean automáticas o rutinarias. No necesitas escribir en la lista las tareas que haces repetidamente todos los días (el aseo, las tres comidas del día, comprar el pan…). Probablemente harás estas tareas, salvo despiste, tanto si lo pone en la lista como si no.
- Ten en cuenta el tiempo efectivo del que dispones cada día. En nuestra dimensión, el tiempo es limitado, por mucho que queramos estirarlo. No olvides considerar, también, tu estado anímico (después de un estresante día de trabajo, aunque te quede tiempo, quizá no estés en condiciones de realizar tareas que requieran una gran concentración o esfuerzo intelectual).
- Escribe tus tareas de la forma más concreta posible. Si se trata de proyectos grandes o ambiciosos, divídelos en objetivos más pequeños que te permitan identificar tareas más específicas. De esta manera, el proyecto te parecerá más asumible y podrás hacer un mejor seguimiento.
- Una vez escritas tus tareas, ordénalas según su importancia, colocando las prioritarias en los primeros lugares de la lista.
- Durante el día, sé flexible y adáptate a los cambios que se puedan producir. Recuerda que las listas, una vez ejecutadas las tareas prioritarias, son solo una orientación.
- Al terminar el día, o al comenzar el día siguiente, revisa el grado de cumplimiento de las tareas que habías anotado. Procura poner el foco en lo que has conseguido y no en lo que has dejado por hacer. Si lo ves oportuno, puedes anotar aquello que ha quedado pendiente como tarea para el nuevo día.
- Si ves que, después de varios días, alguna tarea se te resiste, puede que no sea por falta de tiempo, sino por falta de voluntad. Reflexiona sobre la necesidad de esa tarea y sobre lo que te aportaría si finalmente la realizaras. Si estás convencido de que quieres hacerla, reformúlala de modo que te sea más fácil ejecutarla. Si no lo estás, apárcala para otro momento o, directamente, olvídala.
Una vez que tienes claro para qué quieres hacer una lista, y en qué medida puede ayudarte en tu día a día, es cuando puedes empezar a buscar el formato que más se ajusta al volumen de tus tareas y a tus circunstancias. A unos les valdrá con un simple post-it. Otros, por el contrario, necesitarán un complejo software. Sea como sea, no solo se trata de planificar, sino de facilitar el hacer. Porque… ¿Cuál es tu objetivo: rellenar listas sin fin o hacer realidad lo que te propones en cada tarea?
